تساعد لوحة تحكم الشركة والبائع في نظام Method على إدارة عمليات الشحن والتوصيل من مكان واحد، بداية من إضافة الطلبات ومراجعة بيانات العملاء، وحتى متابعة حالة الشحنات والتحصيلات والمصروفات.
ومن خلال نظام Method يستطيع صاحب الشركة أو البائع متابعة أداء العمل، وإدارة الطلبات يدويًا أو من خلال ملفات Excel، والتواصل مع العملاء، ومراجعة الحسابات والشكاوى بطريقة منظمة وسهلة.
في هذا الفيديو نشرح أهم أقسام لوحة تحكم الشركة والبائع داخل نظام Method، وكيف يمكن استخدامها لتحسين إدارة الطلبات والشحنات وتقليل الأخطاء التشغيلية.
-
ما هي لوحة تحكم الشركة والبائع في نظام Method؟
لوحة تحكم الشركة والبائع هي الواجهة الرئيسية التي يستطيع من خلالها صاحب النشاط أو مسؤول الشركة إدارة الطلبات والشحنات والحسابات والعملاء.
وتوفر اللوحة مجموعة من الأدوات التي تساعد على متابعة العمليات اليومية، مثل إضافة طلب جديد، تعديل بيانات الطلب، معرفة حالة الشحنة، التواصل مع العميل، مراجعة المصروفات، ومتابعة الحسابات والتحصيلات.
كما يمكن التحكم في حسابات المستخدمين وتحديد الصلاحيات المناسبة لكل موظف أو بائع، لضمان وصول كل مستخدم إلى البيانات والوظائف المسموح بها فقط.
-
أهم وظائف لوحة تحكم الشركة والبائع
- إدارة حسابات المستخدمين والبائعين.
- تفعيل أو حظر الحسابات.
- تحديد صلاحيات الدخول.
- إضافة الطلبات يدويًا.
- رفع الطلبات بالجملة من خلال ملفات Excel.
- متابعة حالات الطلبات والشحنات.
- البحث عن الطلبات وتصفيتها.
- التواصل مع العملاء.
- متابعة الحسابات والتحصيلات.
- إضافة مصروفات الشركة.
- إرسال ومتابعة الشكاوى.
- تحديث بيانات الشركة والملف الشخصي.
-
لوحة البيانات والإحصائيات
تمنح لوحة البيانات صاحب الشركة نظرة شاملة على أداء العمل من خلال مجموعة من الإحصائيات والتقارير.
ويمكن من خلال لوحة التحكم معرفة إجمالي عدد الطلبات، وإجمالي المبالغ، وتكاليف الشحن، بالإضافة إلى توزيع الطلبات حسب المناطق أو الشهور.
وتساعد هذه البيانات على فهم مستوى الأداء واتخاذ قرارات أفضل بناءً على أرقام واضحة، بدلًا من الاعتماد على التخمين أو البيانات المتفرقة.
-
البيانات التي تظهر في لوحة التحكم
- إجمالي عدد الطلبات.
- إجمالي قيمة الطلبات.
- إجمالي تكاليف الشحن.
- عدد الطلبات حسب الحالة.
- توزيع الطلبات حسب المناطق.
- توزيع الطلبات خلال الشهور.
- إجمالي التحصيلات.
- المصروفات المسجلة.
- صافي النتائج المالية.
يتيح نظام Method إضافة طلبات جديدة بطريقة يدوية من داخل لوحة تحكم الشركة أو البائع.
ويستطيع المستخدم إدخال جميع البيانات المطلوبة الخاصة بالطلب، مثل بيانات العميل، ورقم الهاتف، والعنوان، وموقع الاستلام، وموقع التسليم، ونوع الشحنة، والوزن، والحجم، وتفاصيل المبلغ المطلوب تحصيله.
كما يمكن تحديد العنوان من خلال الخريطة، مما يساعد على تسجيل بيانات أكثر دقة وتقليل أخطاء العناوين أثناء عملية التوصيل.
-
بيانات الطلب التي يمكن إدخالها
- اسم العميل.
- رقم الهاتف.
- عنوان العميل بالتفصيل.
- موقع الاستلام والتسليم.
- تحديد الموقع عبر الخريطة.
- نوع الشحنة.
- وزن الشحنة.
- حجم الشحنة.
- قيمة الطلب.
- رسوم الشحن.
- ملاحظات خاصة بالطلب.
- طريقة التحصيل.
وتعتبر إضافة الطلبات يدويًا مناسبة للطلبات الفردية أو الحالات التي لا يتوفر فيها ربط مباشر مع متجر إلكتروني أو نظام خارجي.
-
رفع الطلبات من خلال ملفات Excel
يوفر نظام Method إمكانية رفع مجموعة كبيرة من الطلبات مرة واحدة من خلال ملفات Excel.
وتساعد هذه الخاصية الشركات والبائعين الذين يتعاملون مع عدد كبير من الطلبات اليومية، حيث يمكن تجهيز بيانات الشحنات داخل ملف Excel ثم رفعها إلى النظام بدلًا من إدخال كل طلب بشكل منفصل.
وتساهم هذه الطريقة في توفير الوقت وتقليل المجهود، خاصة عند استيراد طلبات المتاجر الإلكترونية أو الطلبات اليومية الخاصة بالشركات.
-
فوائد رفع الطلبات بالجملة
- إدخال عدد كبير من الطلبات بسرعة.
- توفير الوقت والمجهود.
- تقليل الإدخال اليدوي المتكرر.
- تنظيم بيانات العملاء والشحنات.
- تسهيل بداية دورة التوصيل.
- التعامل مع الطلبات اليومية بصورة أكثر كفاءة.
وقبل رفع الملف، يجب التأكد من أن البيانات مكتملة ومنظمة، وأن الأعمدة المستخدمة في ملف Excel متوافقة مع الحقول المطلوبة داخل النظام.
بعد إضافة الطلبات إلى النظام، يستطيع صاحب الشركة أو البائع متابعة جميع الشحنات من خلال لوحة التحكم.
ويمكن البحث عن طلب معين باستخدام بياناته، أو تصفية الطلبات حسب الحالة أو المنطقة أو التاريخ أو المندوب أو نوع الشحنة.
وتساعد هذه الوظائف على الوصول إلى الطلبات بسرعة، ومعرفة الطلبات الجديدة أو التي قيد التوصيل أو التي تم تسليمها أو تحتاج إلى متابعة.
-
حالات الطلبات داخل النظام
- طلب جديد.
- قيد التجهيز.
- Pickup أو في انتظار الاستلام.
- تم استلام الشحنة.
- قيد التوصيل.
- تم التسليم.
- لا يرد العميل.
- فشل التسليم.
- طلب مرتجع.
- طلب يحتاج إلى متابعة.
ومن خلال تحديث حالة الطلب، تظل بيانات الشحنة واضحة أمام الإدارة والبائع وفريق التشغيل، مما يساعد على تحسين التواصل وتقليل التأخير.
-
البحث عن الطلبات وتصفيتها
يتيح نظام إدارة شركات الشحن البحث عن الطلبات وتصفيتها بسهولة من خلال مجموعة من البيانات.
ويمكن للمستخدم الوصول إلى الطلب المطلوب باستخدام رقم الطلب أو اسم العميل أو رقم الهاتف أو حالة الشحنة أو تاريخ الإضافة أو المنطقة.
وتعتبر خاصية البحث والتصفية مهمة جدًا للشركات التي تتعامل مع أعداد كبيرة من الشحنات، لأنها تساعد على الوصول إلى المعلومات المطلوبة دون مراجعة جميع الطلبات يدويًا.
-
أمثلة على طرق تصفية الطلبات
- البحث برقم الطلب.
- البحث باسم العميل.
- البحث برقم الهاتف.
- البحث حسب حالة الشحنة.
- البحث حسب المنطقة.
- البحث حسب التاريخ.
- البحث حسب البائع.
- البحث حسب المندوب.
- البحث حسب نوع الطلب.
-
التواصل مع العملاء من داخل النظام
يوفر نظام Method إمكانية التواصل المباشر مع العميل من خلال بيانات الطلب.
ويستطيع المستخدم الاتصال بالعميل أو إرسال رسالة عبر واتساب مباشرة من داخل لوحة التحكم، مما يسهل متابعة الطلبات والتأكد من العنوان أو موعد التسليم.
وتساعد هذه الخاصية على تقليل الوقت المطلوب للبحث عن رقم العميل أو الانتقال بين أكثر من تطبيق، كما تجعل التواصل مرتبطًا بالطلب نفسه.
-
فوائد التواصل المباشر مع العميل
- سرعة الوصول إلى العميل.
- تأكيد العنوان وبيانات التسليم.
- متابعة مواعيد التوصيل.
- تقليل حالات عدم الرد.
- حل مشكلات الطلب بسرعة.
- تحسين تجربة العميل.
- تسجيل تفاصيل التواصل المرتبطة بالطلب.
-
إدارة الحسابات والتحصيلات
تساعد لوحة تحكم الشركة والبائع على متابعة الحسابات والتحصيلات الخاصة بالطلبات والشحنات.
ومن خلال النظام يمكن مراجعة المبالغ التي تم تحصيلها، والطلبات التي لم تتم تسويتها، وتكاليف الشحن، والمبالغ المستحقة بين الشركة والبائع أو بين الشركة والمندوب.
وتساهم هذه الوظائف في جعل العمليات المالية أكثر وضوحًا، وتقليل الأخطاء الناتجة عن الاعتماد على الجداول المنفصلة أو الحسابات اليدوية.
-
أهم البيانات المالية التي يمكن متابعتها
- إجمالي قيمة الطلبات.
- مبالغ التحصيل.
- تكاليف الشحن.
- المبالغ المستحقة.
- الطلبات غير المحاسبة.
- حسابات البائعين.
- حسابات المناديب.
- التسويات المالية.
- صافي الأرباح.
من خلال نظام Method يمكن إضافة مصروفات الشركة وتصنيفها لمتابعة الوضع المالي بشكل أفضل.
وتشمل المصروفات أي تكاليف مرتبطة بتشغيل الشركة أو تنفيذ عمليات الشحن، مثل إيجار السيارات أو المصروفات الإدارية أو تكاليف التشغيل اليومية.
وتساعد إضافة المصروفات داخل النظام على معرفة إجمالي التكاليف ومقارنتها بالإيرادات والتحصيلات، مما يعطي صورة أوضح عن صافي الأرباح.
- إيجار السيارات.
- الوقود.
- صيانة المركبات.
- المصروفات الإدارية.
- رواتب العاملين.
- تكاليف التشغيل.
- مصروفات الفروع.
- مصروفات الاتصالات.
- مصروفات خدمات التوصيل.
ويفضل تسجيل كل مصروف مع قيمته وتاريخه وتصنيفه، حتى تكون التقارير المالية أكثر دقة وسهولة في المراجعة.
-
نظام الشكاوى ومتابعة المشكلات
يتيح النظام تقديم الشكاوى المرتبطة بالطلبات أو الشحنات، مع إمكانية تحديد أولوية الشكوى إذا كانت عادية أو عاجلة.
وتساعد هذه الخاصية على تنظيم المشكلات وتوجيهها إلى القسم المختص، بدلًا من الاعتماد على الرسائل أو المكالمات غير المسجلة.
كما يمكن متابعة حالة الشكوى ومعرفة ما إذا كانت قيد المراجعة أو تم التعامل معها أو تحتاج إلى إجراء إضافي.
-
أمثلة على الشكاوى التي يمكن تسجيلها
- تأخر استلام الشحنة.
- عدم رد العميل.
- خطأ في العنوان.
- مشكلة في التحصيل.
- تلف أو فقدان الشحنة.
- مشكلة مع المندوب.
- اختلاف في قيمة الطلب.
- مشكلة في حالة الشحنة.
- طلب يحتاج إلى تدخل الإدارة.
-
إدارة حسابات البائعين والمستخدمين
تتيح لوحة التحكم لمسؤول النظام إدارة الحسابات الخاصة بالبائعين والموظفين والمستخدمين.
ويمكن تفعيل الحساب أو حظره، وتحديد صلاحيات الدخول، وتنظيم مستوى الوصول إلى الطلبات والحسابات والتقارير.
وتساعد إدارة الصلاحيات على حماية بيانات الشركة، وضمان أن كل مستخدم يتعامل مع الوظائف الخاصة بدوره فقط.
- صلاحية إضافة الطلبات.
- صلاحية تعديل الطلبات.
- صلاحية مشاهدة الحسابات.
- صلاحية متابعة الشحنات.
- صلاحية إضافة المصروفات.
- صلاحية مشاهدة التقارير.
- صلاحية إدارة الشكاوى.
- صلاحية تعديل بيانات الشركة.
-
تحديث بيانات الشركة والملف الشخصي
يستطيع صاحب الشركة تحديث بيانات الملف الشخصي من داخل النظام، مثل اسم الشركة، والشعار، وبيانات التواصل، وبعض المعلومات الأساسية الخاصة بالنشاط.
وتساعد هذه الخاصية على الحفاظ على بيانات الشركة محدثة داخل النظام، كما تجعل المعلومات المستخدمة في التواصل والتقارير أكثر دقة.
-
فوائد استخدام نظام إدارة شركات الشحن
يساعد نظام إدارة شركات الشحن والتوصيل على تنظيم جميع مراحل العمل من خلال منصة واحدة تجمع الطلبات والعملاء والمندوبين والحسابات والتقارير.
ومن أهم الفوائد التي تحصل عليها الشركة:
- تقليل الأخطاء البشرية.
- توفير الوقت في إدخال الطلبات.
- رفع الطلبات بالجملة من خلال Excel.
- متابعة الشحنات بشكل أكثر وضوحًا.
- تحسين التواصل مع العملاء.
- تنظيم الحسابات والتحصيلات.
- متابعة المصروفات.
- إدارة الشكاوى.
- تحسين أداء فريق التشغيل.
- الحصول على بيانات تساعد في اتخاذ القرار.
لمعرفة المزيد عن سيستم شركات الشحن والتوصيل، يمكنك قراءة مقال:
سيستم لشركات التوصيل | نظام إدارة شركة شحن وتوصيل | Method
كما يمكنك التعرف على شرح برنامج إدارة شركات الشحن ومتابعة الطلبات والفواتير من خلال المقال التالي:
برنامج إدارة شركات الشحن | شرح لوحة تحكم شركة الشحن بالكامل
-
العلاقة بين لوحة الشركة ولوحة المندوب
تعمل لوحة الشركة ولوحة المندوب داخل نظام Method بشكل مترابط، بحيث يستطيع كل طرف متابعة الجزء الخاص به من عملية التوصيل.
فالشركة أو البائع يقوم بإضافة الطلبات ومراجعتها ومتابعة الحسابات والتقارير، بينما يستطيع المندوب متابعة الطلبات المسندة إليه وتحديث حالتها أثناء عملية التوصيل.
وعند تحديث المندوب لحالة الطلب، تظهر البيانات داخل لوحة الإدارة وفقًا للصلاحيات المحددة، مما يساعد على تحقيق متابعة أفضل وتقليل الوقت بين حدوث المشكلة والتعامل معها.
-
فوائد الربط بين الشركة والمندوب
- متابعة الطلبات في مراحلها المختلفة.
- معرفة المسؤول عن كل طلب.
- تحديث حالة الشحنة باستمرار.
- سرعة اكتشاف المشكلات.
- تحسين عمليات التحصيل.
- تقليل الاتصالات غير المنظمة.
- توفير بيانات دقيقة عن الأداء.
تقدم لوحة تحكم الشركة والبائع في نظام Method مجموعة متكاملة من الأدوات لإدارة الطلبات والشحنات والحسابات والمصروفات من مكان واحد.
ومن خلال إضافة الطلبات يدويًا أو رفعها من خلال ملفات Excel، يستطيع المستخدم تنظيم عملية الشحن ومتابعة حالة كل طلب والتواصل مع العملاء بسرعة.
كما يساعد النظام على متابعة التحصيلات والمصروفات والشكاوى وإدارة صلاحيات المستخدمين، مما يجعل العمل أكثر تنظيمًا ووضوحًا.
إذا كنت تدير شركة شحن أو متجرًا إلكترونيًا أو نشاطًا يعتمد على التوصيل، فإن برنامج إدارة شركات الشحن والتوصيل يساعدك على التحكم في عملياتك اليومية وتحسين جودة الخدمة وتقليل الأخطاء.
شاهد الفيديو للتعرف بالتفصيل على طريقة استخدام لوحة تحكم الشركة والبائع داخل نظام Method.